Introducción

Las empresas modernas se ocupan, con mucha frecuencia y preocupación, al estudio de sus estructuras, los costos de dichas estructuras, y la forma de controlarlos, reducirlos y mantenerlos competitivos.

Existe una relación simple “Q = E x T”, que oportunamente desarrollamos con más detalle en nuestra obra “Costos para PyMEs” (Errepar, Buenos Aires, 2002), que relaciona a la estructura de una empresa (E) con un volumen de producción y venta (Q) y una tecnología (T) necesaria para convertir las materias primas en productos terminados “Q” con la utilización de una estructura “E”.

En nuestra obra “La competitividad económica de la estructura de costos y su impacto en precios”, desarrollamos con más extensión este concepto, en principio, bastante simple: “la estructura de una empresa depende del volumen de producción y de la tecnología para procesarlo”. Tenga presente el lector que la formulación matemática de esta relación es al solo efecto didáctico.

Dicha relación es una buena forma de comprender la dinámica que tiene la estructura, pero, a decir verdad, se presenta en empresas y estructuras simples, poco diversificadas y sofisticadas, o, por el contrario, a muy grandes escalas en empresas monoproductoras como las de extracción de petróleo, por ejemplo.

Sin embargo, más de 15 años de estudio y observación de diversas estructuras de pymes, nos demostraron que existen otros factores en la relación. De los muchos factores adicionales que hemos encontrado, fundamentalmente incorporaremos a dos de ellos: la diversidad y la sofisticación.

Recordemos, antes de ingresar en los análisis técnicos, lo siguiente:

• Los “seres humanos” somos lo primero a tener en cuenta. El desarrollo y la competitividad de la empresa debe estar a favor de los seres humanos (de nosotros) y no contra ellos.
• La formulación matemática, en posibles valores numéricos, no tiene mucho sentido, pero sí lo tiene para visualizar con esta herramienta la relación entre los conceptos.

Incorporación de la Diversidad y de la Sofisticación

Imagine dos bodegas dedicadas a la elaboración, conservación, embotellamiento y comercialización de vinos de buena calidad.

La primera vende 10 millones de botellas del mismo vino, en la misma presentación y en el mismo envase, bajo la misma marca.

La segunda vende, también, 10 millones de botellas, pero tiene 50 variedades de vinos distintos (varietales puros, reservas, y cortes), con 5 marcas diferentes, con 12 tipos de envases distintos (tipos de botellas y tamaños de las mismas) y 45 formas de presentaciones distintas al cliente para un mercado más exquisito y refinado en el consumo de vinos.

Desde el punto del volumen puro, ambas bodegas producen y venden el mismo volumen, 10 millones de botellas, pero desde el punto de vista de la compra de uva, compra de insumos, elaboración de vinos, armados de cortes, logística de compras, programación y actividad de producción, actividades de marketing, preparación de informes, etc., ambas empresas son muy distintas.

En la primera, la relación simple “Q = E x T”, se cumple bastante bien, y es muy representativa de la realidad, más si los recursos físicos (bienes de uso) utilizados para elaborar, conservar y producir son bastante similares entre ellos; mientras que, en la segunda, dicha relación no lo refleja del todo bien.

Veamos, a continuación, la siguiente fórmula:

Q x D x S = E x T

En donde:

Q = Volumen o cantidad,

D = Diversidad o factor de diversidad,

S = Sofisticación y Complejidad (o factor de sofisticación y complejidad),

E = Estructura; y

T = Tecnología

Veamos con un poco más de detalle los dos factores que hemos agregado:

Diversidad

Se refiere, fundamentalmente, a la cantidad de productos y servicios distintos que se producen y comercializan.

Este concepto de diversidad, productos y servicios distintos no homogéneos, también se extiende al resto de área y funciones de la empresa.

Diversidad es, de otra forma, la cantidad de cosas distintas que se hacen.

Sofisticación y Complejidad

Por sofisticación y complejidad se refiere a la cantidad de componentes, variantes, características de diseño, etc., que tienen los productos o servicios de una empresa.

Estos dos factores que hemos agregado lo pudimos observar en dos tipos de situaciones (y sabemos que hay más):

• Comparando entre empresas del mismo rubro; y
• Siguiendo la evolución de las ofertas de productos y servicios de algunas empresas.

Lo interesante es que, en todos los casos, la fórmula conceptual funciona correctamente.

Profundicemos un poco más en esta nueva fórmula.

A medida que las empresas (no todas) comienzan a agregar productos y servicios a sus carteras para satisfacer una mayor y/o más exigente demanda, atender nuevos segmentos y mercados, etc., se vuelven más complejas de operar.

La complejidad se aborda con “estructura” adecuada para atenderla. Equipos más complejos, profesiones nuevas y distintas, nuevas oficinas, etc., comienzan a agregarse a las empresas para atender la mayor diversidad y la mayor sofisticación y complejidad.

Entonces, la estructura, ya es sensible no solamente al volumen (Q) y a la tecnología (T), sino, también, al grado en que la empresa se vuelve diversa, compleja y sofisticada.

Cuando una empresa va mutando su oferta de producto agregando nuevos productos, algunos sofisticados, etc., que reemplazan caída de ventas de otros productos, que aún siguen vigentes, comienzan a mover un volumen no muy distinto a los anteriores, pero sus pedidos, su logística, su producción, su información se vuelve más compleja y suelen requerirse nuevos recursos para atenderla, aún para un mismo nivel de actividad, pero distinto nivel de complejidad y sofisticación.

Veamos que puede derivarse de la fórmula anterior:

Si:

Q x D x S = E x T

Entonces

E = (Q x D x S) / T

Si “T” se mantiene constante, es fácil derivar que los cambios en Q, D y S, presionarán al aumento de E.

Muchos empresarios se sorprenden cuando al ver disminuidas sus ventas totales en un período, descubren que es muy inflexible la estructura, y poco lo que pueden hacer con ella. Esto es cuando se han vuelto diversas y complejas, y dichos niveles de diversidad y complejidad se siguen manteniendo en un nivel más bajo de actividad. “E” es más flexible en volúmenes simples que en los diversos y complejos.

Sigamos analizando la fórmula.

Ahora si Q y T se mantienen constantes, los incrementos de D y de S, implicarán, a la larga, aumentos de E.

Cuando las empresas se dan cuenta de esta relación abordan trabajos de reingeniería tendientes a:

• Analizar la forma de disminuir la diversidad y complejidad de sus productos y servicios sin que se vean afectadas las ventas y las utilidades;
• Cambiar la tecnología de tal forma de volverse más productivos y eficientes, disminuyendo los costos empresarios, para sostener lo que entienden que es su ventaja competitiva con productos o servicios variados y complejos;
• Analizar la diversidad y complejidad de las estructuras y tecnologías tratando de simplificarlas y volverlas más eficientes.

Ahora bien, estamos analizando solamente los aspectos físicos y operativos de estas relaciones. Podría darse el caso de que la empresa sea diversa y compleja… “y gane una fortuna de dinero”.

La mejora en la tecnología “T”, sirve para equilibrar la estructura “E”, sin que deba incrementarse (tal vez, reemplazarse y actualizarse), para atender los cambios en Q, D y/o S.

Resumiendo: A las empresas diversas y complejas les cuesta más ajustar su estructura y tecnología que a las empresas más simples. Hemos incluido los factores D (Diversidad) y S (Sofisticación / Complejidad) a nuestra fórmula simple para adaptarla a casos más complejos de empresas que enfrentan mercados más diversos y competitivos (el mercado del vino fraccionado es uno de ellos).

Recuerde el lector que es distinto hablar de los costos de una estructura, que de una estructura de costos.

Un trabajo constante de los propietarios y ejecutivos es el de analizar y adaptar la estructura y actualizar la tecnología para seguir siendo competitivos.

Como mensaje final, no piense que la estructura (cantidad y tipo de empleados, cantidad de equipamiento, vehículos, oficinas, etc.) es consecuencia directa y exclusiva del volumen de producción y de venta de bienes y servicios, sino también de la tecnología (forma de hacer las cosas), de la complejidad y diversidad de su negocio.