Fraudes y Controles en un Restaurante
Introducción
Sin pretender ser exhaustivos en el desarrollo, ni comprender toda la problemática, en el presente artículo, cuyo texto completo se haya en la obra ya citada, mencionaremos los fraudes más habituales que se cometen en los restaurantes y que constituyen, muchas veces, los principales costos (pérdidas) que hay que eliminar sin tener contemplación alguna.
También mencionaremos en forma genérica los principales controles que entendemos que un restaurante debe poseer para que su gestión sea eficiente.
Fraudes más habituales que se suelen cometer en un restaurante
De la gran cantidad de fraudes que suelen haber en los restaurantes, algunos de los más habituales son los siguientes, y de los que hay que estar prevenidos:
- Connivencia entre proveedores y empleados del restaurante para entregar una menor cantidad a la comprada, incrementar precios y compartir diferencia, aceptar una calidad inferior a la comprada, etc.
- Hurtos en concreto de bebidas, alimentos, vajillas, etc. generalmente por el método del “robo hormiga”.
- Filtraciones cuando se toman discrecionalidades con excesos de comidas y bebidas al personal, invitados no autorizados, demasiados invitados sin cargo, etc.
- Inventar gastos superfluos, innecesarios, reiterativos, etc., o crear proveedores fantasmas o figurados para desviar dinero.
- No facturar ventas, o subfacturarlas, haciéndose del dinero pagado por el cliente cuando lo hace en efectivo y no hay debidos sistemas de controles internos de ventas y cobranzas.
- Organizar eventos y otras actividades en el restaurante y no facturar ni rendir el dinero.
- Abrir cuentas bancarias o medios de pago sin autorización y realizar operaciones que no tienen supervisión ni auditoría.
- No preparar los platos con la cantidad o calidad requerida para boicotear los servicios.
- Adulterar registros de compras, inventarios, consumos, etc.
- Utilizar bienes o servicios del restaurante para uso personal sin la autorización debida.
- Etc.
Controles en un Restaurante
Para mitigar la posibilidad de robos y fraudes, pero también para lograr el eficiente uso de los recursos, los restaurantes deben, en primer lugar, generar un fuerte y adecuado “ambiente de control” emanado de los propietarios y/o máximas autoridades.
Al ambiente de control se lo refuerza con los procedimientos específicos de control interno, generalmente apuntados a los procesos administrativos y operativos.
El control de gestión, otra herramienta clave, se implementa a través de sus cinco tipos de controles claves, a saber:
- Control Personal: Son los controles que realizan los propios dueños y/o gerentes a través de la supervisión directa de las operaciones, de los inventarios, de las actividades de la cocina y del salón, de la documentación de las compras, ventas, stocks, etc. El control personal es un control que “está en la acción, en el campo, en donde suceden las cosas”. Una extensión moderna del control personal son los sistemas automatizados, cámaras de seguridad, acceso por claves, etc., que, de alguna manera, ayudan a los controles personales.
- Control Evolutivo: El control evolutivo ya es más un control de oficina, aunque nada obsta que se haga junto al control personal y en “el campo”, aunque lo más habitual es en papeles y computadoras. Consiste en generar información comparativa con días, semanas, meses y años anteriores. Variables como ventas, compras, stocks, bebidas, recaudación, comensales, etc., se le realizan seguimientos periódicos obteniendo las nuevas variables que se comparan con los períodos anteriores. Este control nos lleva a la aplicación del control por “excepción”. Cuando la nueva variable se sale de un patrón visto como “normal o correcto”, permite la atención y el análisis inmediato. Hay muchas formas en la práctica de controles evolutivos.
- Control Presupuestario: Para ello se requiere primero poseer un presupuesto bien armado por sector del restaurante con identificación de responsables de los mismos, y con un buen grado de detalle de los rubros presupuestarios. En nuestras obras de “Presupuesto y Control de Gestión para PyMEs – 2da. Edición” (Errepar, Buenos Aires, 2006); y en “Costos para Administradores de Restaurantes”, explicamos con detalle y profundidad este tipo de control.
- Indicadores: Los indicadores son construcciones de variables, ratios, y otros tipos de relaciones que nos permiten monitorear y controlar diversos aspectos del negocio. Generalmente apuntan a analizar que ciertas relaciones lógicas entre variables se mantengan en el tiempo. Por ejemplo, el importe facturado de bebidas sobre el importe facturado total. Un indicador de este tipo (hay cientos en los restaurantes) permite obtener el nuevo dato, compararlo contra un objetivo, contra un valor presupuestado o contra un valor evolutivo. Esto nos demuestra que los indicadores son herramientas que se combinan y utilizan con los anteriores. En el Capítulo VIII de nuestro libro ya citado sobre “Costos para Administradores de Restaurantes” presentamos un grupo de indicadores muy habituales en los restaurantes.
- Simuladores de Negocios: La construcción de modelos de punto de equilibrio, simuladores de negocio, y otras herramientas por el estilo, junto al control presupuestario, permiten ver lo “macro” del negocio y su evolución, para luego ingresar en los controles “micro” como ya lo hemos comentado.
- Auditoría Interna: Sin duda los restaurantes que cuentan con Auditoría Interna, sea propia o tercerizada, tienen un plus adicional muy importante en el control de sus negocios que, si bien no es el objetivo de estas auditorías detectar fraudes, indirectamente colaboran bastante en dicho fin.
Otras prácticas sanas como un buen reclutamiento del personal, planes de motivación y capacitación, libro de quejas de clientes, un buen software de gestión y control, etc., junto al resto de prácticas y controles, ayudan a tener al restaurante “bajo regla” y disfrutar de esta apasionante actividad.